W nowoczesnych organizacjach spotkania odgrywają kluczową rolę we wspieraniu współpracy i podejmowaniu decyzji, jednak mogą też powodować nieefektywności. Uczestnicy często muszą dzielić uwagę między aktywny udział a sporządzanie notatek, co prowadzi do spadku koncentracji, pomijania istotnych szczegółów i luk w wiedzy. Nasza firma dostrzegła to wyzwanie i opracowała wewnętrzne rozwiązanie Meeting Summarization, które zwiększa produktywność spotkań i wspiera utrwalanie wiedzy.
Głównym celem projektu było stworzenie kompleksowego systemu, który rejestruje spotkania, generuje wysokiej jakości podsumowania i umożliwia płynne udostępnianie informacji. Nasze rozwiązanie łączy zestaw autorskich usług: rozszerzenie Chrome do nagrywania, zautomatyzowany przepływ pracy do transkrypcji i streszczania oraz integrację z chmurową przestrzenią dyskową, dzięki czemu podsumowania są dostępne dla wszystkich zespołów. Takie podejście zmniejsza obciążenie poznawcze uczestników, a jednocześnie tworzy cenne archiwum dyskusji do przyszłego wykorzystania.
Projekt rozpoczyna się od rozszerzenia Chrome, które pozwala użytkownikom nagrywać spotkania bezpośrednio z poziomu przeglądarki. Po zakończeniu spotkania nagrany plik trafia do backendowego przepływu pracy. Ten wewnętrznie hostowany proces, zapewniający bezpieczeństwo i prywatność, realizuje kilka kluczowych zadań. Pierwszym krokiem jest transkrypcja i daryzacja mówców – zamiana dźwięku na szczegółowy zapis tekstowy z przypisaniem wypowiedzi do konkretnych osób. Dzięki temu system dokładnie wskazuje, kto co powiedział, co stanowi cenny kontekst dla dalszego przetwarzania.
Po transkrypcji przepływ pracy wykorzystuje usługę streszczania opartą na dużym modelu językowym (LLM), aby wygenerować zwięzłe, a zarazem wyczerpujące podsumowanie spotkania. Jedną z kluczowych cech rozwiązania jest jego elastyczność — użytkownicy mogą personalizować zapytania, skupiając się na konkretnych aspektach dyskusji, takich jak indywidualne wkłady, kluczowe decyzje, zadania do wykonania czy główne punkty spotkania. Ta możliwość dostosowania pozwala poszczególnym zespołom dopasować podsumowania do swoich potrzeb. Po wygenerowaniu podsumowania system automatycznie zapisuje wynik w określonym katalogu na Dysku Google, zapewniając łatwy dostęp wszystkim zainteresowanym pracownikom.
Nasze rozwiązanie zaprojektowano również z myślą o przyszłej rozbudowie. Można je połączyć z firmową bazą wiedzy i zintegrować z inteligentnymi agentami, aby np. odpowiadać na pytania dotyczące wcześniejszych spotkań, automatycznie tworzyć zadania następcze czy zgłoszenia w systemach zarządzania projektami, takich jak JIRA.
Choć na rynku dostępne są komercyjne narzędzia oferujące podobne funkcje, nasze rozwiązanie w szczególny sposób odpowiada na potrzebę prywatności i bezpieczeństwa, działając w całości on-premise. Gwarantuje to, że wrażliwe dane pozostają zarządzane wyłącznie w ramach naszej infrastruktury, co podkreśla poufność informacji i zgodność z wewnętrznymi standardami bezpieczeństwa.
Wdrożenie rozwiązania przebiegało metodycznie, począwszy od dogłębnej analizy wewnętrznych procesów i potrzeb. Dzięki ścisłej współpracy z zespołami firmowymi zidentyfikowaliśmy wspólne wyzwania dotyczące spotkań i określiliśmy jasne cele projektu. Kluczowe aspekty projektowe obejmowały zapewnienie solidnej ochrony danych, minimalizację opóźnień w transkrypcji i streszczaniu oraz integrację z istniejącymi rozwiązaniami chmurowymi.
Rozwiązanie Meeting Summarization przyniosło organizacji szereg korzyści. Eliminując konieczność ręcznego robienia notatek, system pozwolił uczestnikom w pełni angażować się w dyskusje, zwiększając współpracę i koncentrację. Centralne podsumowania wzmocniły utrwalanie wiedzy i ułatwiły dzielenie się informacjami, skracając czas potrzebny na zadania wykonywane po spotkaniu. Projekt ten pokazuje potencjał sztucznej inteligencji i automatyzacji w zwiększaniu produktywności oraz potwierdza nasze kompetencje w tworzeniu innowacyjnych rozwiązań, które wspierają efektywną współpracę i zachowanie kluczowych informacji.
